Monografia sul Content Management

Pubblicato: 7 settembre 2010 in Articoli-Interviste
Tag:, ,

Nell’ambito della monografia sul tema del Content Management ho intervistato per la rivista CBR Italy due importanti CIO italiani. Si tratta del dr. Riboni di Sanofi-Aventis e Daniel Levasseur, dei Laboratoires Boiron. Di seguito i contenuti relativi.

Adriano Riboni, CIO di sanofi-aventis

Abbiamo il piacere di intervistare Adriano Riboni, CIO di sanofi-aventis Italia al quale chiediamo, innanzitutto, com’è strutturata attualmente l’area IT da lui gestita. Ci spiega che l’area IS/IT (che sta per Information Solutions & Information Technology), come viene chiamata in sanofi-aventis,  è suddivisa in quattro gruppi: il primo si occupa appunto di  Information Technology, quindi le Infrastrutture e la gestione del Servizio giornaliero. “Gli esperti di quest’area – evidenzia Riboni – sono Sistemisti e garantiscono sia la gestione sia il funzionamento dei Server, delle Connessioni con tutti i nostri Stabilimenti, con Casa Madre e con i nostri Partner, la Sicurezza, il Sistema Operativo utilizzato sui nostri PC e  la corretta esecuzione di tutte le attività. Abbiamo poi un’area dedicata al Sistema ERP SAP. La nostra è stata una delle prime Società in Italia ad implementare SAP, infatti abbiamo iniziato lo studio e la verifica delle funzionalità del Sistema SAP sin dal 1986 ancora nella Release R2 e quando il Sistema non era ancora pronto per soddisfare le necessità Civilistico Fiscali Italiane. La nostra Società collaborò direttamente con SAP per individuare le necessità ed anche proponendo soluzioni che sono poi state adottate nelle versioni successive. E’ grazie a questa conoscenza approfondita del Sistema che abbiamo poi potuto affrontare con successo ben quattro grosse fusioni aziendali, ottimizzando i processi e integrando anche 5 Stabilimenti di Produzione presenti sul territorio nazionale oltre al  Centro Ricerche di Milano, inaugurato due anni fa.

Una seconda Area dedicata a Sales e Marketing si occupa di CRM e Business Intelligence. Si tratta di due sistemi molto importanti per l’Azienda, il primo utilizzato da Informatori Scientifici del Farmaco, il secondo, oltre che dalla rete esterna, anche da tutto il Management Aziendale. Il nostro obiettivo era quello di disporre di un unico sistema dove raccogliere in modo organizzato e strutturato tutte le informazioni provenienti sia da sistemi interni sia da sistemi esterni e metterle a disposizione secondo varie aggregazioni a tutti i Manager di ogni area aziendale. In un unico sistema sono disponibili non solo dati di vendita, ma anche informazioni finanziarie. Ognuno sa dove trovare le informazioni che servono, aggiornate al momento in cui servono. Infatti, a seconda della fonte, i dati vengono aggiornati non appena sono disponibili. La soluzione che si basa su SAP-BW è in continuo aggiornamento ed evoluzione, adattandosi ad ogni variazione organizzativa in modo da mettere a disposizione le informazione in qualsiasi forma di aggregazione richiesta dai nostri utilizzatori, consentendo funzioni di drill-down fino ad arrivare al dettaglio elementare.

Infine l’ultima area, ma non la meno importante, è l’area dedicata ad Internet e ovviamente alla Intranet. Oltre al Portale Istituzionale di sanofi-aventis abbiamo sviluppato in collaborazione con il Business una strategia Internet che negli ultimi anni ha avuto un riscontro molto positivo. Abbiamo portali dedicati alle più importanti Aree Terapeutiche dove abbiamo una concreta leadership sino ad arrivare a quelli dedicati ai prodotti che sono accessibili solo agli operatori del settore, Medici e Specialisti che devono essere accreditati per poter accedere, sino ai Siti dedicati a prodotti da banco e quindi accessibili a tutti (www.sanofi-aventis.it , www.teamsalute.it e www.automedicazione.it )”.

Proviamo ora a sondare col nostro ospite quanto sta diventando importante la dematerializzare dei documenti per risparmiare sui costi e sugli spazi nella sua azienda. “Ormai – afferma Riboni –  la gestione della carta comporta costi significativi, oltre al costo del materiale, per tutto quanto  concerne l’archiviazione, il recupero dei documenti, lo spazio dedicato, la deperibilità ed infine non dobbiamo trascurare l’impatto ecologico. Ridurre il consumo di carta permette di evitare o perlomeno ridurre la distruzione delle foreste. Questo è uno dei motivi per cui, noi da diverso tempo abbiamo avviato progetti di Dematerializzazione dei documenti”.

Siete partiti poco dopo il 2000, se non ricordo male? “Esatto, nel 2002 abbiamo implementato il primo sistema per la scansione di tutte le fatture Fornitori, con riconoscimento dei caratteri ed abbinamento con il relativo ordine, fino alla registrazione in contabilità. Con questo processo abbiamo evitato tutte le fotocopie che venivano fatte ad ogni passaggio interno, eliminando l’uso della carta e semplificando notevolmente il processo, incrementando la qualità del risultato. Già a partire da quegli anni questo sistema ci ha consentito di ridurre drasticamente l’utilizzo della carta in azienda. Dal 2009 abbiamo avviato  anche l’archiviazione sostitutiva delle fatture relative al ciclo attivo, e gradualmente arriveremo ad un archivio digitale sostitutivo di tutti i documenti fiscali e non. Ma il vero valore aggiunto in tema di dematerializzazione l’abbiamo ottenuto con l’implementazione di Documentum. Un sistema di ECM che è diffusissimo tra le società farmaceutiche”.

Che tipo di processi avete implementato con documentum?

“In questo sistema – dichiara Riboni –  oltre alla gestione documentale, abbiamo implementato anche i processi di approvazione necessari all’interno della nostra Azienda, per autorizzare la produzione di materiale promozionale, per la successiva sottomissione ed approvazione da parte degli enti regolatori. Un progetto che semplificando la circolazione dei documenti, ha permesso anche di accorciare i tempi di attraversamento”.

Vediamo ora di capire quale organizzazione è stata implementata all’interno di Sanofi-aventis per applicare con successo strategie di content management.

“Abbiamo avviato – sottolinea Riboni –  un processo di sensibilizzazione e di change management, e posso confermare che le prime perplessità sono state superate dai vantaggi subito apprezzati dai vari utilizzatori. Quando infatti i nostri colleghi hanno potuto verificare la velocità nel reperire documenti ormai archiviati da mesi, e la disponibilità degli stessi da qualunque luogo si trovassero a lavorare, anche in trasferta o dalla propria abitazione, non hanno più avuto dubbi sul valore aggiunto di queste soluzioni”.
Quali sono per voi i temi più sentiti nell’ambito della dematerializzazione tra Document Management, Fatturazione elettronica, Conservazione sostitutiva, Visibilità e Accessibilità contenuti e Workflow Management?

“Non farei nessuna distinzione, – afferma il manager  – sono tutte funzionalità e peculiarità tipiche di un sistema ECM. Le prime ad essere apprezzate, come dicevo, sono state la visibilità e l’accessibilità dei contenuti, ma il Workflow è necessario per permettere la verifica e l’approvazione di determinati documenti da parte di alcune figure professionali, poi siamo arrivati alla Conservazione sostitutiva ed ora siamo pronti, non appena sarà un requisito obbligatorio, ad emettere anche la Fattura Elettronica cioè il documento che ha tutti i requisiti per sostituire il documento cartaceo”.
Ci parli del più recente sviluppo attuato o in fase di attuazione nella sua azienda relativo al tema del content management (esigenza, soluzione adottata, utilizzo e ruolo dei system integrator, ecc.).

“Il progetto più recente –  evidenzia Riboni –  riguarda la creazione e trasmissione in formato elettronico del Dossier  di registrazione di un medicinale  che tecnicamente si chiama eCTD (electronic Common Technical Document). E’ il Dossier da inviare alle varie Autorità europee per ottenere l’ Autorizzazione all’Immissione in Commercio ( AIC )   di un nuovo medicinale  o di una  sua  modifica.  Introdotto il  1° gennaio 2009  entro il 1 gennaio 2011 dovrà essere implementato in tutti i paesi della Comunità europea quale  requisito  per le registrazioni  sia a livello Europeo che Nazionale. Potremo quindi inviare all’Agenzia  Italiana  del Farmaco  un documento digitale che potrà essere verificato in modalità elettronica utilizzando un Viewer specifico. Esistono diverse soluzioni in Europa, ma noi abbiamo optato per il sistema Extedo che è anche uno standard a livello EMA. Trattandosi di un utilizzo particolare, essenziale è stato il ruolo del system integrator. Ha collaborato con noi la Società Klever che ha una grossa esperienza nel mondo Farmaceutico ed oltre a conoscere in modo approfondito il sistema Extedo, ha la conoscenza di come deve essere predisposto il dossier del farmaco. Questo ha permesso di creare un rapporto di fiducia tra il consulente, noi ed i nostri utenti, che hanno riconosciuto di poter lavorare con esperti informatici che però conoscono perfettamente le necessità, i dettagli a cui fare attenzione e gli errori più comuni da evitare, tutte peculiarità che in fase di sottomissione del Dossier diventano di vitale importanza. Un errore potrebbe vanificare il lavoro di settimane”.
Per concludere, quali sono i progetti futuri che pensate possano portare ulteriori vantaggi in azienda introducendo soluzioni di Content Management non ancora presenti in azienda?

“Questa – sostiene Riboni – è una delle poche aree dove c’è ancora molto da fare. Il prossimo progetto che partirà a breve riguarderà tutto il processo d’acquisto. Le nostre procedure interne prevedono, raccolta e confronto di capitolati, documenti di offerta, ecc. da almeno tre fornitori. Tutti questi documenti devono essere archiviati e mantenuti in archivio per qualsiasi futura verifica. Un lavoro enorme di stampa, fotocopiatura, che richiede persone e poi ancora molto spazio.  In questo modo, ed anche in questo caso, semplificheremo tutto il processo, ridurremo l’uso della carta ed i tempi per l’archiviazione e l’eventuale recupero dei documenti. Ma ogni giorno nascono nuove esigenze. E noi, con le soluzioni che ho citato, con persone di grande professionalità che hanno una significativa esperienza e capacità, siamo in grado di risolvere qualsiasi nuova richiesta in tempi molto brevi, che in questi ultimi anni è diventato un requisito essenziale nel rilascio di nuovo soluzioni informatiche”.

E dopo l’intervista al dr. Riboni ecco quella a Levasseur…

Daniel Levasseur, IT Manager di Laboratoires Boiron

Ci troviamo con Daniel Levasseur, IT Manager Laboratoires Boiron per approfondire come viene affrontata la tematica del Content Management all’inerno della sua azienda. Con lui iniziamo a sondare com’è strutturata attualmente l’area IT dei Laboratoires Boiron.
“Attualmente – esordisce Daniel Levasseur – l’area ICT è presidiata da quattro persone per circa 270 utenti. Può sembrare poco, ma tenga presente che la strategia aziendale in ambito ICT degli ultimi 2/3 anni è radicalmente cambiata”.

Ovvero?

“Siamo passati dal metodo quasi interamente ‘home made’, dove tutto o quasi veniva fatto e gestito internamente, a un approccio decisamente più pragmatico, moderno e ‘sostenibile’”.

Il concetto di ‘ICT sostenibile’, ci spiega Lavasseur, prevede, dal suo punto di vista, un ricorso sempre maggiore al sourcing affidato a partner tecnologici e consulenziali di alto livello e di fiducia, mantenendo però in azienda tutto l’ambito della governance.

“I miei collaboratori – illustra l’IT Manager – sono prima di tutto dei ‘consulenti’ di business interni all’azienda piuttosto che ‘tecnologhi’. Il loro obiettivo primario è quello di ascoltare gli utenti e capire i loro bisogni, aiutandoli a costruire la soluzione più adatta alle loro esigenze, rimanendo sempre sui giusti binari degli obiettivi strategici dettati dall’azienda. Questi bisogni non sempre danno luogo a progetti in ambito ICT, ma spesso vengono ricondotti verso soluzioni organizzative che mirano a un sempre miglior utilizzo delle risorse e degli strumenti a disposizione”.

Come si può ottenere questo risultato?

“Si raggiunge se le persone ICT hanno la mente libera da incombenze prettamente tecnologiche. Questo non vuol dire che le persone ICT in Boiron non siano degli ‘informatici’. Lo sono, e la loro preparazione è di ottimo livello, ma le loro energie sono state dirottate verso una maggior attenzione alle problematiche di business aziendale piuttosto che alla parte prettamente tecnologico/applicativa”.

E a chi delegate, dunque, quest’ultima parte?

“Questa parte è delegata ai fornitori di servizi che, sotto la nostra regia, traducono in pratica le nostre idee. Questo è quello che è successo anche per la parte di content management”.

Quanto sta diventando importante la dematerializzazione dei documenti per risparmiare sui costi e sugli spazi nella vostra azienda?

“Vorrei approcciare il discorso – evidenzia Levasseur – partendo dagli obiettivi che ci si devono  dare quando si affronta un progetto come questo, piuttosto che soffermarmi sul solo risparmio economico. Dico questo perché un progetto di content management, di cui la dematerializzazione dei documenti è un processo fondamentale, deve avere come obiettivo la razionalizzazione del ciclo di vita del documento in azienda. Questa razionalizzazione passa, prima di tutto, da una forte e profonda rivisitazione del processo ‘organizzativo’ prima che ‘tecnologico/applicativo’. Dematerializzare dei documenti è relativamente semplice, ma chiedersi il perché vanno dematerializzati e con quale obiettivo lo è un po’ meno. Ancora più difficile è educare gli utenti alla gestione/lettura a PC anziché stampare sistematicamente ogni documento, operazione che vanificherebbe, anche se solo in parte, il beneficio della dematerializzazione. E’ vero che la dematerializzazione si trascina dietro una serie di benefici economici come la riduzione degli spazi, l’abbattimento del consumo di carta, ma il vero valore aggiunto di un progetto come questo risiede nel grado di disponibilità dei documenti elettronici, nel minor tempo richiesto per la loro reperibilità, nella semplicità con cui poterli “maneggiare”  senza materializzarli su carta. Integrando questo sistema con quelli di comunicazione, abbiamo tutti gli strumenti per poterli veicolare sia all’interno che all’esterno dell’azienda utilizzando molteplici canali quali la mail, il fax (tramite un fax server FOIP mantenendo in documento in formato elettronico), oppure renderli disponibili su un portale WEB”.

Quindi un approccio al document management piuttosto particole…

“Direi di sì, per noi è importante approcciare questo progetto principalmente da un punto di vista culturale, cercando di ‘educare’ le persone a una gestione più consapevole del documento, cercando di fare leva anche sulla sensibilità “green” delle persone affinché ognuno possa contribuire alla riduzione del consumo di carta e di toner”.
Quale organizzazione è stata implementata all’interno dell’azienda per applicare con successo strategie di content management?

“Procedere – sottolinea l’IT Manager – con l’analisi del ciclo di vita dei documenti (sia essi prodotti che ricevuti) è il primo passo per cercare di identificare gli elementi portanti per la realizzazione di un progetto di content management. Boiron dematerializza e archivia elettronicamente documenti dal 1998 (DDT e fatture clienti). Dal 2007 le fatture fanno l’oggetto anche di archiviazione sostitutiva. Dal 2002 viene utilizzato un portale WEB ‘in house’ per l’accesso interaziendale a questi documenti. Dal 2006 abbiamo allargato il perimetro dei documenti gestiti elettronicamente (ordini di vendita) anche ad alcuni tipi di clienti (distributori intermedi).

Il perimetro dei documenti è stato ampliato con l’avvento del recente sistema ERP?

“Sì – enfatizza Levasseur – con l’introduzione di un sistema ERP nuovo, la decisione è stata di estendere ancora di più il perimetro dei documenti, coprendo di fatto l’insieme della documentazione fiscale e non movimentata in azienda (giornali bollati, registri fiscali e di magazzino, fatture passive, libro unico del lavoro,…). Un’altra scelta strategica è stata quella di esternalizzare l’insieme dei servizi di elaborazione e archiviazione, puntando su una società di primissimo piano nel settore. Il ciclo di vita dei documenti è stato analizzato e procedurizzato in sede di definizione dei processi aziendali durante l’implementazione del nuovo sistema gestionale. Sono stati identificati i processi che producono documentazione, sono stati definiti i layout (PDF, XML, EDI,..) e le fasi operative dove posizionare le sonde d’intercettazione dei flussi”.

A questo punto dove finiscono i documenti?

“I documenti vengono caricati, in automatico, sul sito del fornitore che si preoccuperà di scomporli, indicizzarli e caricarli sul portale WEB di gestione documentale. Per alcuni documenti, come le fatture, è previsto anche il servizio di delivery che prevede, oltre alla classica spedizione postale, l’inoltro via mail del link al portale o del PDF con archiviazione della ricevuta di lettura e apertura del file e l’invio via fax con conservazione della ricevuta dell’inoltro. Il portale WEB può essere interrogato sia da utenti aziendali (amministrativi, commerciali, …) ma c’è la possibilità di dare l’accesso anche ai clienti e/o fornitori, dando anche a loro la possibilità di usufruire di un servizio di content management limitatamente ai documenti di loro competenza”.
Quali sono per voi i temi più sentiti nell’ambito della materializzazione tra Document Management, Fatturazione elettronica, Conservazione sostitutiva, Visibilità e Accessibilità contenuti e Workflow Managent?

“I documenti – spiega Levasseur  – sono un patrimonio aziendale che non solo deve essere salvaguardato, ma deve poter essere condiviso e utilizzato per condurre le attività quotidiane. La mole di documentazione, sia storica che prodotta quotidianamente è enorme. Servono quindi politiche organizzative che ne regolamentino la produzione e che ne prevedano l’archiviazione (elettronica ovviamente). I nuovi strumenti di archiviazione e indicizzazione dei documenti sono talmente potenti che permettono la realizzazione di portali WEB altamente specializzati e profilati per ogni esigenza aziendale. La scelta di esternalizzare il servizio nasce da due riflessioni: 1) affidarsi a un soggetto certificato che potesse farsi carico anche delle incombenze “fiscali” e “normative” abbastanza complesse e articolate; 2) acquistare una piattaforma e un servizio completo senza dover per forza implementare internamente sistemi di storage e/o software costosi e pesanti da gestire e mantenere”.

Avete anche un portale-contenitore sviluppato con SharePoint…

“Esatto. Al portale documentale ‘esterno’ ne abbiamo affiancato uno interno basato su tecnologia SharePoint. Questo portale interno ha preso il posto della vecchia intranet. Il portale è stato creato e viene gestito come un vero e proprio contenitore d’informazioni. I contenuti sono autogestiti dagli utenti e i servizi informativi si occupano unicamente della sua manutenzione ordinaria, configurazione tecnica e di sicurezza”.

In questo specifico contesto, in conclusione, che obiettivi vi ponete?

“Con l’avvento di SharePoint stiamo progressivamente migrando i contenuti dai classici dischi di rete ad un vero e proprio portale WEB di contenuti, dando una serie di funzionalità a valore aggiunto che non si avrebbero con i semplici repository di rete: archivi tematici, aree di lavoro condivise, blog, agende condivise, notifiche automatiche, indicizzazioni e motori di ricerca dei contenuti, gestione delle versioni e workflow. L’accesso al portale è garantito e consentito ai soli utenti autorizzati con credenziali specifiche ed è raggiungibile sia dalla rete interna che da internet”.

Annunci

Rispondi

Inserisci i tuoi dati qui sotto o clicca su un'icona per effettuare l'accesso:

Logo WordPress.com

Stai commentando usando il tuo account WordPress.com. Chiudi sessione / Modifica )

Foto Twitter

Stai commentando usando il tuo account Twitter. Chiudi sessione / Modifica )

Foto di Facebook

Stai commentando usando il tuo account Facebook. Chiudi sessione / Modifica )

Google+ photo

Stai commentando usando il tuo account Google+. Chiudi sessione / Modifica )

Connessione a %s...